Laëtitia G. laeti-office

Gestion administrative et financière :

▶︎ Rapprochement des comptes de tiers en comptabilité
▶︎ Mise en place d'un tableau de bord pour suivi mensuel du budget
▶︎ Déploiement d'un ERP (digitalisation : Eduka) : formation des utilisateurs
▶︎ Pilotage des factures trimestrielles
▶︎ Gestion du recouvrement (relances téléphoniques et mails)
▶︎ Exécution des flux de trésorerie
▶︎ Amélioration continue des process existants
▶︎ Support à la préparation de la paie

▶︎ Réception du public international et VIP (Passeports Officiels)
▶︎ Gestion des demandes de Courts Séjours (Schengen) et de longs séjours (regroupement familiaux, étudiants etc.)
▶︎ Support dans l'instruction des demandes de visas, auprès du N+1
▶︎ Saisie électronique des dossiers de demandes de visas
▶︎ Vérification des justificatifs (levées d'actes auprès des autorités locales)
▶︎ Authentification des documents bancaires
▶︎ Gestion de l'agenda partagé
▶︎ Impression des vignettes visas
▶︎ Réponse aux mails et appels téléphoniques
▶︎ Classement et archivage des dossiers
▶︎ Amélioration continue des process
▶︎ Gestion de crises, public difficile

▶︎ Comptabilité analytique sur SAP (clôtures mensuelle : provisions, cutoff, réaffectations)
▶︎ Gestion des litiges fournisseurs (workflow, cutoff, paiements etc.)
▶︎ Gestion des notes de frais et remboursement (via outil RH)
▶︎ Gestion de la trésorerie de l'usine (caisse et compte bancaire)
▶︎ Participation à l'élaboration du budget prévisionnel
▶︎ Gestion des investissements (budget, process validation, SAP, mise en service)
▶︎ Pilotage de l'inventaire de l'usine (édition des listes de comptage, process SAP, analyse des écarts)
▶︎ Diffusion des tableaux de reporting (suivi des stocks/dépréciation, résultat, budget etc.)
▶︎ Gestion des avoirs fournisseurs (lien direct avec le service qualité et service achats)
▶︎ Analyse des coûts (contrôle des factures, réaffectations etc.)
▶︎ Amélioration continue des process internes (refonte des procédures, participation aux projets RH)

Administratif & Financier

▶︎ Animation de réunions (notamment personnel administratif, CODIR …)
▶︎ Coordination entre les services
▶︎ Encadrement de proximité (reprise, création de magasins)
▶︎ Comptabilité générale
▶︎ Saisie des opérations en comptabilité
▶︎ Comptabilité clients (lettrage, relances, recouvrement …)
▶︎ Comptabilité fournisseurs (lettrage, résolution des litiges…)
▶︎ Pilotage de la trésorerie
▶︎ Paiements des tiers
▶︎ Gestion de la caisse
▶︎ Élaboration et suivi du budget
▶︎ Relation avec les différents conseils (avocat, expert-comptable, assureur …)
▶︎ Déclarations de TVA et saisie des écritures en comptabilité
▶︎ Pilotage des inventaires magasins en fin d’année
▶︎ Préparation du bilan annuel
▶︎ Gestion des contrats fournisseurs
▶︎ Contrôle des achats et suivi des écarts (relances fournisseurs, avoirs)

Commerce

▶︎ Gestion du plan média : budget, relation avec les prestataires, commandes
▶︎ Accueil clients physique et téléphonique
▶︎ Gestion des dossiers et de la facturation
▶︎ Gestion des plannings (commerciaux & opérationnels)
▶︎ Mise en place et obtention de la certification ISO 9001
▶︎ Audits de suivi ISO 9001, amélioration continue des process mis en place
▶︎ Rédaction de notes de synthèse, de comptes rendus et divers courriers
▶︎ Pilotage global de l'outil commercial (ERP/CRM)

Ressources Humaines

▶︎ Rédaction et gestion des contrats de travail
▶︎ Registre du personnel et suivi des visites médicales
▶︎ Gestion des absences (congés, retard, maladie, maternité …)
▶︎ Mise en place et suivi des mutuelles
▶︎ Suivi du plan de formation et gestion des subventions
▶︎ Collecte des variables de paies et vérification des bulletins
▶︎ Suivi et remboursement des frais de déplacements