6 conseils pour bien préparer vos réunions

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Les réunions sont perçues comme de véritables pertes de temps : 60% des chefs d’entreprise en sont persuadés ! Pourtant, en tant que responsable d’une société, vous ne voyez pas vraiment comment vous passer de ces précieux brainstormings avec vos équipes.

Vous avez alors le choix : continuer à perdre du temps et de l’argent avec des réunions improductives ou commencer à préparer correctement ces rendez-vous pour en tirer le maximum.

Voici 6 conseils pour rendre vos réunions captivantes et utiles !

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1. Découvrez vos interlocuteurs

Cette étape n’est pas nécessaire si votre réunion se déroule avec vos collaborateurs habituels. Mais elle est très importante si vous devez rencontrer de nouveaux partenaires ou clients. Prenez la peine de faire une petite enquête sur les participants.

Pensez-y
C’est à ça que sert Google ! Lisez les informations les plus récentes sur leurs entreprises. Jetez un coup d’œil sur leur page Twitter ou LinkedIn. Vous serez ainsi déjà dans le bain de la réunion et vous ferez certainement bonne impression auprès de vos partenaires.

 

2. Définissez un agenda avec des créneaux horaires

Vous faites certainement des agendas pour vos réunions, il ne vous reste plus qu’à allouer des plages horaires à chaque point de vos rencontres.

Les participants sauront ainsi exactement comment se déroulera la séance. Pour chaque point à l’ordre du jour, déterminez à l’avance le temps de parole de chaque intervenant.

Pour vous aider, voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour organiser vos réunions sans perdre de temps :

 

3. Organisez votre réunion

Pour que votre réunion soit efficace et réussie, il est essentiel de la préparer en amont.

Commencez ainsi par définir ses objectifs :

  • Quel est son but ?
  • Quelle doit être sa finalité ? Sa conclusion ?

Une fois que vous aurez répondu à ses questions, vous pourrez définir avec précision le plan de votre réunion et les thèmes abordés. Vous pourrez ainsi évaluer plus facilement la durée nécessaire de votre réunion. 30 minutes ? 45 minutes ? 1 heure ?

Attention
Une réunion ne doit pas durer trop longtemps si vous ne voulez pas perdre l’attention de vos interlocuteurs. Idéalement, il ne faut pas dépasser 1 heure. Au-delà, elle perdrait en productivité.

 

4. Permettez aux participants de se préparer

Les participants à la réunion ont autant besoin de se préparer que vous. Ils pourront ainsi être plus efficaces pendant les échanges. Pour ce faire, envoyez-leur, quelques jours avant la réunion, l’agenda élaboré par vos soins avec les points à aborder.

Ils se sentiront plus concernés et responsabilisés si vous trouvez une tâche à leur confier individuellement. Ils seront ainsi obligés de préparer la réunion.

Notre conseil
Contactez-les personnellement pour confier à chacun la partition qu’il doit jouer. Trouvez à chacun quelque chose à faire !

 

5. Envoyez un rappel 24h avant la réunion

Les malentendus sont monnaie courante. Pour éviter des erreurs sur l’heure ou le lieu de la réunion, envoyez un petit rappel 24 heures avant le jour J. Prenez soin de préciser la date, l’heure (le fuseau horaire au besoin), le lieu et la liste des participants.

Si la réunion se tient dans votre entreprise ou dans un espace de co-working, n’oubliez surtout pas de réserver la salle de réunion. Faites tout cela au plus tard 24h avant la réunion, vous aurez ainsi le temps de gérer les imprévus.

 

6. Faites un compte-rendu…

… tout de suite après la réunion ! C’est très important pour être sûr que toutes les informations sont passées. Faites un résumé des différents points à l’ordre du jour et mentionnez les décisions prises. Pour chaque action à mener, précisez la personne responsable et ce que vous attendez d’elle.

Notre conseil
Pensez à envoyer votre compte-rendu par mail à l’ensemble des participants à la réunion. Une trace écrite est toujours la bienvenue lorsque des points ou décisions importantes ont été abordés.

 

Les réunions ne sont pas une perte de temps si vous les préparez correctement en amont. Elles seront productives et appréciées de tous vos collaborateurs.

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