6 astuces pour utiliser Google Sheets comme un pro

astuces sur google sheets

Google Sheets est l’une des alternatives les plus populaires à Microsoft Excel.

Ce tableur entièrement en ligne est simple d’utilisation et rend le partage de documents très simple grâce à Google Drive, notamment.

Toutefois, êtes-vous certain de connaître toutes les fonctionnalités de Sheets et de l’utiliser au maximum de ses capacités ?

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1) Importer des données d’une autre feuille de calcul

Il arrive fréquemment de travailler en même temps sur plusieurs feuilles de calcul, dont certaines peuvent avoir des données communes.

Il peut donc être très pratique d’importer automatiquement des valeurs issues d’un autre document (qui seront actualisées en temps réel en cas de modifications).

Ceci est rendu possible par la fonction =IMPORTRANGE, qui s’utilise de la manière suivante :

=Importrange(« URL du document Sheets »; « Nom de la feuille!Plage de valeurs »)

astuce google sheets

Notez qu’il est facultatif de renseigner le nom de la feuille si le document n’en contient qu’une.

2) Protéger des cellules

L’un des avantages de Google Sheets, c’est qu’il permet de partager très facilement des feuilles de calcul avec d’autres utilisateurs.

Toutefois, il y a peut-être certaines données importantes que vous ne souhaitez pas voir modifiées (ne serait-ce que par erreur) par quelqu’un d’autre : pensez alors à les verrouiller.

Pour ce faire, sélectionnez une plage de cellules, puis allez dans Données > Feuilles et plages protégées :

astuce google sheets

Dans le panneau qui apparaît à droite, cliquez sur « Définir les autorisations ». Vous pourrez alors choisir comment protéger les données concernées :

astuce google sheets

3) Modifier rapidement du texte

Il n’est pas rare que les chaînes de caractères présentes dans une feuille Google Sheets soient désordonnées.

Trois fonctions peuvent vous aider à y remédier :

  • =UPPER : permet de mettre automatiquement en majuscules les lettres contenues dans une cellule ;
  • =LOWER : permet de mettre automatiquement en minuscules les lettres contenues dans une cellule ;
  • =SUPPRESPACE : permet de supprimer les espaces au début ou à la fin d’une chaîne de caractères.

Par exemple, si je veux mettre rapidement en majuscules tous les mots présents dans une colonne :

astuce google sheets 4

4) Trier les données

Mettre de l’ordre dans les données, c’est aussi effectuer des tris pour ne visualiser que les cellules qui nous intéressent (surtout quand on a une grande quantité).

Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage : par exemple, sélectionnez les en-têtes d’un tableau et cliquez sur le bouton en forme d’entonnoir.

Un symbole apparaît à côté des en-têtes : en cliquant dessus, vous pouvez trier les données de la colonne par ordre croissant ou décroissant, ou encore ne visualiser que les données correspondant à tel ou tel critère.

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5) Tirer parti de l’intelligence artificielle

Google est connu pour ses prouesses en matière d’IA, et Sheets ne fait pas exception.

La fonction Explorer (en bas à droite de l’écran) permet justement d’utiliser l’intelligence artificielle à votre avantage, puisqu’elle vous permet de générer automatiquement des tableaux et autres graphiques à partir de vos données.

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6) Utiliser Google Traduction dans Google Sheets

Il y a des mots dans une langue étrangère dans votre document Google Sheets et vous ne souhaitez pas faire des allers-retours incessants vers Google Traduction ?

Ne vous en faites : il est possible de traduire directement un mot dans le tableur à l’aide la fonction =GOOGLETRANSLATE. Elle s’utilise comme ceci :

=Googletranslate(« mot ou phrase à traduire »; « langue source »; « langue cible »)

Remarque : la langue source et la langue de destination doivent être indiquées par un code de deux lettres (par exemple « en » pour l’anglais ou « fr » pour le français).

astuce google sheets

Pour la langue source, vous pouvez aussi indiquer « auto » pour que Google Traduction détermine automatiquement la langue.

8 Commentaires

  1. Bonjour,
    Où trouver le nom de la feuille de référence et comment l'intégrer dans la formule d'importrange, svp?

  2. Merci pour les renseignements sur la fonction Importrange. Grace à cette fonction que je ne connaissais pas, je peux maintenant automatiser des traitements avec IFTT. Les données qui peuvent être ajoutées par le biais d'IFTT sont ajoutées par insertion de ligne. Donc aucune formules de traitements de données ne peuvent être pré-établies sur la même feuille, les ligne insérées ne peuvent reporter aucune formule. Maintenant, j'insère des données sur une feuille avec IFTT, et ces données sont recupérées sur une autre avec Importrange. Cette dernière feuille n'est pas impactées par l'insertion de ligne et les formules pré-établies sur chaque ligne de celle-ci peuvent correspondre parfaitement au données importées.

  3. Bonjour Laetitia :
    Le nom de la feuille de référence est le nom de l'onglet concerné dans le document.
    Vous le trouvez en bas à gauche du document (Feuille 1 par défaut).

  4. Bonjour,,
    J'utilise Publier sur le WEB pour donner accès en lecture de façon très simple à des utilisateurs en consultation. Je souhaiterai leur donner quelques vues filtrées ou triées toujours en consultation uniquement dans la publication. Connaissez-vous un moyen simple de faire cela ?
    Merci

  5. Bonjour, suite à un questionnaire google form, je récupère un fichier réponse au format csv et j'aimerai à partir du document google sheets généré faire en sorte qu'une de mes colonnes du dit document (laquelle contient les adresses mails au format texte) puisse avoir chaque cellule avec déjà l'adresse mail sous forme de lien (en gros y aurait plus qu'à cliquer sur une cellule pour que ça ouvre outlook, ou autres équivalents). A part modifier chaque cellule en faisant insérer un lien, et donc au cas par cas, je cherche une formule ou une astuce pour que ce soit fait automatiquement.
    Merci d'avance de vos retours.
    Clément

  6. Bonjour à tous.
    Pour répondre à Philippe, vous avez également la fonction ARRAYFORMULA.
    Super utile dans votre cas sans multiplier les fichiers...

  7. Bonjour,
    Je découvre Sheets et ses fonctionnalités. Je viens de créer un gestionnaire de relation clients.
    Le point 3 sur la modification du texte m'intéresse. Mais impossible de la mettre en oeuvre.
    Pourriez-vous svp détailler la procédure ?
    D'avance merci.

    • Bonjour Valérie,
      Pour utiliser les fonctions présentées dans le point 3, saisissez le nom de la fonction, ouvrez une parenthèse, sélectionnez les cellules sur lesquelles vous souhaitez appliquer la fonction, puis appuyez sur la touche entrée pour valider.
      Par exemple, pour mettre votre cellule A1 en majuscule, entrez =upper(A1)
      Vous pourrez ensuite étendre cette modification sur toute la colonne en double-cliquant sur le coin en bas à gauche de la cellule avec votre formule.
      /!\ Attention, pour que la formule puisse s'appliquer, votre texte initial doit rester tel quel dans le fichier (il faut saisir votre formule sur une autre colonne, comme illustré dans notre article).

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