Spécifications d’automatisation de la gestion de la base adhérents

I) Contexte et périmètre de l’intervention

Nous Citoyens France (NC – France) est un mouvement citoyen transpartisan qui vise à donner plus de pouvoir au citoyen, pour une meilleure démocratie.

NC – France souhaite aujourd’hui automatiser la gestion de son fichier adhérents, avec deux fonctionnalités :
- mettre à jour régulièrement la base d’abonnés hébergée dans son site au fil des adhésions recueillies via HelloAsso
- automatiser les appels à renouvellement d’adhésion des adhérents en fin de période (abonnement d’un an expirant à date anniversaire de l’adhésion).

II) Détails fonctionnels et techniques

II.1) Mise à jour automatique de la base adhérents suite aux adhésions

NC – France a confié la gestion de ses adhésions à Hello Asso. Elle dispose donc d’un compte Hello Asso, qui lui permet de consulter les données de ses adhésions, ou de les exporter de l’espace Hello Asso. Les exports se font uniquement par export de fichier, sous format csv par exemple.
NC - France dispose par ailleurs d’un site web avec la possibilité de créer une base sql pour gérer ses adhérents.

La mission consiste ici à :
- créer la base de données sql d’adhérents périphérique au site web de NC – France (dite base site).
- Sécurisation des données – optionnel : mettre en place un mécanisme d’export quotidien de la base vers un fichier csv sur un dossier type dropbox
- Mettre en œuvre un mécanisme de rapatriement quotidien des données de nouvelles adhésions à NC – France sur le site de Hello Asso.
- Gérer les éventuels doublons lors de l’enregistrement sur la base site, par ajout d’un indice de doublon incrémenté de 1 à chaque nouvelle occurrence d’une répétition de données membre.

II.2) Automatisation des invitation à renouvellements d’adhésions

L’adhésion à NC – France est annuelle, avec renouvellement à la date anniversaire des adhésions.
Pour les adhérents historiques, le renouvellement est stimulé par un envoi de mails servant à rappeler l’approche de l’échéance.

La mission consiste ici à :
- mettre en place un processus automatique d’envoi de mails aux adhérents à des dates précédant la date anniversaire de leur adhésion
- Le système doit permettre de procéder à 1 ou 2 envois de mails, à des délais T1 et T2 avant la date anniversaire de l’adhésion, avec des textes Text1 et Text2. T1, T2, Text 1 et Text2 sont des paramètres qu’il faut pouvoir mettre à jour dans une fonction d’administration de cet espace « gestion des renouvellements d’adhésion ».

II.3) Gestion de performance des fonctionnalités

La gestion de la base adhérents, au travers des deux fonctionnalités décrites ci-dessus, sera piloté par une interface en ligne intégrée au site web, avec un menu permettant la mise en œuvre des fonctions choisies, comme décrit dans le document ci-joint.

Par ailleurs, pour les deux fonctionnalités envisagées, un mécanisme devra valider à chaque usage le bon achèvement des traitements. En cas d’échec, des courriels indiquant a fonction défaillante, confirmant l’échec, et donnant aussi précisément que possible les raisons de ce défaut devront être envoyés à une liste de destinataires que les administrateurs du site de NC-France devront pouvoir mettre à jour.