Développement d'un intranet

Projet intranet - Société garde d’enfants

Dans le cadre de la gestion de tous les contrats (apprentissage pour le CAP Petite Enfance et le CDII pour tout le reste des babysitters), notre société de garde d’enfants est tenue d’effectuer le suivi des heures réalisées par leurs intervenantes au sein des familles.

Résumé des besoins :
1- Créer une interface qui permette la saisie des heures journalières par les intervenantes en contrat avec l’agence avec une visibilité (jour, semaine, mois). Créer un accès à l’équipe de notre agence permettant de suivre les heures saisies par les intervenantes.
2- Créer une alerte automatique par mail vers notre agence, en cas de changement de profil, de la part d’une intervenante.
3- Permettre au centre de formation de saisir les heures réalisées par les intervenantes en cours de formation, ainsi que leurs absences.
4- Permettre aux autres employés (babysitters, nounous) de saisir les heures réalisées au mois (ou à la semaine ou au jour).
5- notre agence pourra vérifier et valider toutes les données (avoir la possibilité de les modifier le cas échéant) dans un premier temps, et pourront ensuite cliquer pour exporter manuellement toutes ces données vers un Excel.
6- Créer une alerte mensuelle pour informer par mail les intervenantes qu’elles doivent mettre à jour le système si elles ne l’ont pas fait.
7- Mettre au norme RGPD (opt-in, politique de confidentialité, etc…)
8 - Créer un accès parent :
Les parents doivent pouvoir avoir un accès tout au long du mois en cours à cette fiche d’heure pour consulter les horaires saisis et valider chaque intervention par jour, semaine ou mois (tout valider) : une case à cocher “validé”.
Si un parent n’est pas d’accord avec une ligne saisie par une intervenante, il doit y avoir une case “non validé” et une case “commentaire” à côté pour explication.
9- Pouvoir exporter manuellement 1 fichier Client non validé avec chaque fiche non validées et leurs commentaires.

2 - Spécifications techniques :

Prévoir la création d’une base de données pour l’intranet avec WordPress (utiliser un sous-domaine du domaine principal sur lequel est installé notre site web).

Dans le cadre de l’étude de ce projet, nous proposons de lister les fonctionnalités et interfaces suivantes par type d’accès :

Accès intervenante :
- Formulaire de connexion / déconnexion + gestion des rôles.
- Interface de gestion du profil avec modification des données suivantes : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, type de contrat en grisé (contrat...), mot de passe.
- Interface pour uploader un scan (pdf, jpg, png) de leur attestation TCL.
- Interface pour la saisie des heures en contrat au jour, à la semaine ou au mois : choix du mois et de la semaine concernée ou le jour concerné, choix de la mission, choix de la famille et saisie des éléments suivants : date, heure d’arrivée, heure de départ, (le sous-total jour se calcul automatiquement), kilomètres.
- L’interface doit tenir compte des règles de calcul pour les heures : impossibilité de saisir une intervention de moins de 60mn (heures et minutes) : le détail pour la gestion des arrondis sera fourni ultérieurement.

Accès société de garde d’enfants :
- Formulaire de connexion / déconnexion.
- Interface permettant d’afficher les heures saisies par toutes les intervenantes (listing).
- Interface permettant d’afficher les heures saisies par une intervenante donnée (détail).
- Affichage des horaires par intervenante, mission et famille concernée
- Possibilité d’ajouter / modifier / supprimer des données pour assurer la vérification et le contrôle de l’intégrité des données saisies par les intervenantes.
- Interface d’administration (ajout, modification, suppression) des centres de formation (login, mots de passes, noms et adresses), des intervenantes inscrites, des cours dispensés (horaires).
- Interface d’administration (ajout, modification, suppression) des intervenantes (données intervenantes : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, type de contrat (contrat pro ou babysitter), mot de passe), familles et missions affectées.
- Création et normalisation d’un fichier Excel pour l’export manuel des données.
- Fonction export des données au format Excel (pour un import manuel par notre agence sur l’interface DOMINO).
- Interface d’administration (ajout, modification, suppression) des clients (données clients : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, mot de passe), (liste des enfants en ajout / modification / suppression : noms, prénoms, date de naissance, sexe) + affectation des intervenantes et des missions.
- Interface pour télécharger les attestations uploadées par les intervenantes.

Accès client :
- Formulaire de connexion / déconnexion.
- Interface de gestion du profil avec modification des données suivantes : données clients : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, mot de passe), (liste des enfants en ajout : noms, prénoms, date de naissance, sexe).
- Interface pour consulter et valider (ou ne pas valider avec un commentaire) la liste des horaires saisies par les intervenantes (jour / semaine / mois) + validation générale du mois en cours.

Fonction alerte par mail :
- Créer une alerte automatique par mail vers notre agence, en cas de changement de profil, de la part d’une intervenante.

- Créer une alerte automatique par mail vers notre agence, en cas de changement de profil, de la part d’un client.

- Créer une alerte automatique par mail vers notre agence, en cas de lignes cochées en “non validées” par le client et les commentaires en question.

Accès centre de formation :
- Formulaire de connexion / déconnexion (même que précédent).
- Interface pour la saisie des heures réalisées par les intervenantes en cours de formation, ainsi que leurs absences :
- Choix du cours, choix de l’intervenante, saisie des heures et absences.

Accès autres employés :
- Formulaire de connexion / déconnexion (idem intervenantes).
- Interface de gestion du profil (idem intervenantes) avec modification des données suivantes : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, type de contrat en grisé (babysitter), mot de passe.
- Interface pour la saisie des heures à la semaine ou au mois ou au jour (idem intervenantes mais non reliées à un contrat pro) : choix du mois et de la semaine ou du jour concernée, choix de la mission, choix de la famille et saisie des éléments suivants : date, heure d’arrivée, heure de départ, (le sous-total jour se calcul auto), kilomètres.
- L’interface doit tenir compte des règles de calcul pour les heures : impossibilité de saisir une intervention de moins de 60mn (heures et minutes) : le détail pour la gestion des arrondis sera fourni ultérieurement.

Accès parents :
- Formulaire de connexion / déconnexion (idem intervenantes).
- Interface de gestion du profil (idem intervenantes) avec modification des données suivantes : Nom, prénom, téléphone, adresse mail (utilisé pour le login), adresse rue, code postal, ville, mot de passe.
- Les parents doivent pouvoir avoir un accès tout au long du mois en cours à cette fiche d’heure pour consulter les horaires saisis et valider chaque intervention par jour, semaine ou mois (tout valider) : une case à cocher “validé”.
- Si un parent n’est pas d’accord avec une ligne saisie par une intervenante, il doit y avoir une case “non validé” et une case “commentaire” à côté pour explication.

Pour ce projet, nous attendons un devis clair, avec un chiffrage de chaque item détaillé.
Merci également de nous envoyer des exemples de réalisations faisant appel à ce type de travaux.
Enfin, il sera nécessaire de préciser comment techniquement la solution sera développée.