{"id":57779,"date":"2022-01-04T10:50:27","date_gmt":"2022-01-04T09:50:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/?p=57779"},"modified":"2025-09-12T15:06:06","modified_gmt":"2025-09-12T13:06:06","slug":"avantages-gestion-electronique-des-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/avantages-gestion-electronique-des-documents\/","title":{"rendered":"Les 7 avantages de la Gestion \u00c9lectronique des Documents"},"content":{"rendered":"\n<p>Vous avez toujours voulu tout savoir sur la Gestion \u00c9lectronique des Documents (GED)&nbsp;? Alors cet article est pour vous&nbsp;!<br>\u00c0 partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent passer \u00e0 la facture \u00e9lectronique. Un outil de gestion documentaire s\u2019impose donc comme essentiel pour se conformer \u00e0 ce projet de loi de finances 2020\u2026 mais pas que&nbsp;! En effet, digitaliser (ou d\u00e9mat\u00e9rialiser) ses fichiers et documents pr\u00e9sente de nombreux avantages.<br>En partenariat avec&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.zeendoc.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored\">Zeendoc<\/a>, nous vous pr\u00e9sentons les 7 principaux avantages de la Gestion \u00c9lectronique des Documents. Mais avant de commencer, quelques explications sur <strong>les fonctionnalit\u00e9s d\u2019un logiciel de Gestion Documentaire<\/strong>.<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">La GED&nbsp;: Qu\u2019est-ce que c\u2019est&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>La&nbsp;\u00ab&nbsp;<em>GED<\/em>&nbsp;\u00bb ou \u00ab&nbsp;<em>Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/em>&nbsp;\u00bb ou encore \u00ab&nbsp;<em>ECM<\/em>&nbsp;\u00bb est un syst\u00e8me informatique de gestion des documents num\u00e9riques. Tr\u00e8s utile aux entreprises sous forme de logiciel \u00e0 installer ou en ligne (SaaS), elle permet de num\u00e9riser des documents papiers mais aussi de <strong>d\u00e9mat\u00e9rialiser l\u2019ensemble des processus m\u00e9tier d\u2019une entreprise<\/strong>.<br>Ainsi, un logiciel de GED dispose de multiples fonctionnalit\u00e9s pour g\u00e9rer l\u2019ensemble des \u00e9tapes du cycle de vie d\u2019un document num\u00e9rique. Voici quelques-unes des fonctionnalit\u00e9s les plus r\u00e9pandus dans un logiciel de Gestion Documentaire&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La conversion d\u2019un document papier en version num\u00e9rique (num\u00e9risation),<\/li>\n\n\n\n<li>Le stockage, l\u2019indexation et l\u2019organisation autour d\u2019un document \u00e9lectronique,<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019archivage \u00e9lectronique d\u2019un document dans un temps pr\u00e9alablement d\u00e9fini,<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019\u00e9change et la consultation de documents num\u00e9riques (factures, contrats, notes de frais\u2026),<\/li>\n\n\n\n<li>Un acc\u00e8s plus facile et rapide aux documents via des syst\u00e8mes de recherches mieux adapt\u00e9s aux entreprises,<\/li>\n\n\n\n<li>La s\u00e9curisation des donn\u00e9es h\u00e9berg\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><a href=\"https:\/\/contenu.zeendoc.com\/livre-blanc-les-7-avantages-de-la-ged-affi-codeur\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/livre-blanc_7_avantages_de_la_ged_zeendoc_s.jpg\" alt=\"livre blanc zeendoc les avantages de la GED\" class=\"wp-image-57783\"\/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Mais au-del\u00e0 de ces fonctionnalit\u00e9s, notre partenaire Zeendoc nous a d\u00e9voil\u00e9 les 7 principaux avantages en lien avec l\u2019utilisation d\u2019une solution de Gestion Documentaire \u00c9lectronique.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"btn btn-primary\"><a rel=\"sponsored noopener\" href=\"https:\/\/contenu.zeendoc.com\/livre-blanc-les-7-avantages-de-la-ged-affi-codeur\" target=\"_blank\">T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc<\/a><br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. L\u2019am\u00e9lioration de la gestion clients<\/h2>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/gestion-documentaire-zeendoc.jpg\" alt=\"Zeendoc gestion documentaire GED\" class=\"wp-image-57782\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>La num\u00e9risation de vos documents am\u00e9liore consid\u00e9rablement la gestion de vos clients. Un&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/logiciels-gestion-electronique-documents-ged\/\">logiciel de Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/a>&nbsp;s\u2019int\u00e8gre \u00e0 votre outil de facturation pour envoyer et classer automatiquement vos factures.<br>Un circuit d\u2019approbation peut y \u00eatre associ\u00e9&nbsp;qui permet au client d\u2019approuver le document via leur tablette ou smartphone. Les factures sont alors class\u00e9es, transmises \u00e0 la comptabilit\u00e9 puis archiv\u00e9es. Simple et efficace&nbsp;!<br>En plus du gain de temps, vous minimisez les risques de pertes et d\u2019erreurs. En un clic, vous retrouvez tous les \u00e9changes avec un client sp\u00e9cifique. Celui-ci est aussi \u00e9pargn\u00e9 du traitement et conservation des factures en papiers. Tout le monde y gagne&nbsp;!<br><br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Un meilleur traitement des fournisseurs<\/h2>\n\n\n\n<p>55% des entreprises traitent plus de 500 factures fournisseurs par an. Le traitement annuel d\u2019une facture co\u00fbte 14 \u20ac<sup>(1)<\/sup>. Ajoutez celles de vos clients et vous imaginez que les co\u00fbts peuvent vite grimper&nbsp;!<br>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de votre dossier fournisseurs am\u00e9liore de facto l\u2019administration et la gestion de cet aspect de votre activit\u00e9. 65% des d\u00e9cideurs<sup>(2)<\/sup> l\u2019ont compris et priorisent la digitalisation. Comment \u00e7a marche&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Tous les documents num\u00e9ris\u00e9s (ou \u00e9lectroniques) sont r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s et regroup\u00e9s dans un espace accessible.<\/li>\n\n\n\n<li>Ils sont lus, class\u00e9s, crypt\u00e9s et horodat\u00e9s de mani\u00e8re automatique. Vous pouvez alors les partager et exploiter avec vos collaborateurs.<\/li>\n\n\n\n<li>Gr\u00e2ce \u00e0 la signature \u00e9lectronique int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 la GED, vous pourrez envoyer par email vos documents et les faire signer \u00e9lectroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation pr\u00e9alable.<\/li>\n\n\n\n<li>Les factures d\u00e9pos\u00e9es dans Zeendoc seront lues automatiquement afin de g\u00e9n\u00e9r\u00e9es les \u00e9critures et l\u2019import vers votre logiciel de comptabilit\u00e9. Ce qui vous permet de suivre votre situation vis-\u00e0-vis d\u2019un fournisseur (alertes d\u2019\u00e9ch\u00e9ance ou de paiement de factures) et de r\u00e9agir rapidement (pratique pour <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/freelance-eviter-les-impayes\/\">\u00e9viter les impay\u00e9s<\/a> et garder une tr\u00e9sorerie saine).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.zeendoc.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored\">gestion documentaire<\/a>&nbsp;\u00e9lectronique simplifie et acc\u00e9l\u00e8re vos process. En quelques clics, votre \u00e9quipe acc\u00e8de \u00e0 l\u2019avancement d\u2019un dossier en temps r\u00e9el. Elle facilite \u00e9galement l\u2019\u00e9change de documents entre les fournisseurs et vos collaborateurs.<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3. La gestion documentaire au service des ressources humaines<\/h2>\n\n\n\n<p>Avec un&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/choisir-logiciel-ged\/\">logiciel de Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/a>, vos employ\u00e9s peuvent signer \u00e9lectroniquement leurs contrats de travail, les EAE, les EP, etc. Chaque salari\u00e9 poss\u00e8de son propre dossier, ce qui fluidifie les \u00e9changes entre les responsables des ressources humaines et l\u2019ensemble de vos collaborateurs.<br>Cet espace, qui fonctionne comme un coffre-fort num\u00e9rique, les donn\u00e9es de vos employ\u00e9s sont s\u00e9curis\u00e9es et les risques de perte ou d\u2019erreur se r\u00e9duisent.<br>Vous pouvez m\u00eame param\u00e9trer des alertes en cas de&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dossiers incomplets<\/li>\n\n\n\n<li>Fin de p\u00e9riode d\u2019essai<\/li>\n\n\n\n<li>Fin de CDD<\/li>\n\n\n\n<li>Arr\u00eats maladie<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 ces diff\u00e9rents avantages, vous am\u00e9liorez consid\u00e9rablement la productivit\u00e9 de votre d\u00e9partement RH.<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">4. L\u2019optimisation du processus d\u2019archivage<\/h2>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"783\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-1024x783.jpg\" alt=\"archivage des documents Zeendoc GED\" class=\"wp-image-57780\" srcset=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-1024x783.jpg 1024w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-300x229.jpg 300w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-768x587.jpg 768w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-370x283.jpg 370w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-270x206.jpg 270w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-570x436.jpg 570w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-740x565.jpg 740w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre-80x60.jpg 80w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/ged-zeendoc-archvage-documents-Se\u0301bastien-Cloatre.jpg 1200w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Vous souhaitez p\u00e9renniser vos activit\u00e9s&nbsp;? Vous devez miser sur l\u2019archivage&nbsp;\u00e9lectronique des documents&nbsp;!<br>Cependant, c\u2019est une t\u00e2che particuli\u00e8rement fastidieuse et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e\u2026 Sans oublier l\u2019espace croissant que vos documents archiv\u00e9s peuvent occuper d\u2019ann\u00e9e en ann\u00e9e.<br>Et si la solution se trouvait dans la GED&nbsp;? Cette derni\u00e8re met \u00e0 votre disposition un espace de stockage virtuel s\u00e9curis\u00e9, dans lequel vous conservez vos documents num\u00e9riques (ou num\u00e9ris\u00e9s). Vous d\u00e9finissez \u00e9galement des crit\u00e8res \u00e0 partir desquels ils sont class\u00e9s automatiquement afin de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un gain de temps consid\u00e9rable dans vos recherches documentaires.<br>Via des mots-cl\u00e9s, caract\u00e9ristiques ou nature, vos employ\u00e9s peuvent vite retrouver les documents qu\u2019ils recherchent.<br><br>C\u00f4t\u00e9 s\u00e9curit\u00e9, sachez qu\u2019un logiciel de gestion documentaire vous permet de g\u00e9rer les acc\u00e8s aux archives, ainsi que les droits de modification.<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">5. La GED pour une comptabilit\u00e9 fluidifi\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n<p>Besoin de simplifier votre comptabilit\u00e9&nbsp;? La gestion documentaire peut vous y aider via 3 axes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures\u00a0: les factures de vos clients et fournisseurs sont automatiquement analys\u00e9es et class\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li>La simplification de la saisie comptable\u00a0: un outil de GED lit automatiquement les informations contenues dans les factures (<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/logiciels-ocr-reconnaissance-optique-des-caracteres\/\">OCR<\/a>). Selon les crit\u00e8res d\u00e9finis, une imputation comptable est automatiquement propos\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019application mobile Zeendoc, g\u00e9rer les notes de frais devient facile. Une simple photo d\u2019un <strong>ticket de caisse se transforme automatiquement en notes de frais dans Zeendoc<\/strong>. Plus de perte de justificatif et des d\u00e9penses imm\u00e9diatement partag\u00e9es avec l\u2019entreprise.<\/li>\n\n\n\n<li>La connexion avec les logiciels comptables pour synchroniser plus facilement les donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/export-logiciel-comptable-vers-zeendoc.jpg\" alt=\"Zeendoc export vers logiciel comptable\" class=\"wp-image-57781\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p><br>Votre service comptabilit\u00e9 est mieux organis\u00e9 et les erreurs sont \u00e9galement limit\u00e9es. Sans compter que les t\u00e2ches chronophages peuvent \u00eatre automatis\u00e9es et donc vous faire gagner en productivit\u00e9&nbsp;!<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">6. Une s\u00e9curisation des donn\u00e9es<\/h2>\n\n\n\n<p>Les meilleurs logiciels de Gestion \u00c9lectronique des Documents offrent une s\u00e9curit\u00e9 optimale pour vos donn\u00e9es.<br>Par exemple, <strong>Zeendoc conserve ses donn\u00e9es sur des serveurs bas\u00e9s en France<\/strong>. Ce qui garantit une conformit\u00e9 avec le RGPD europ\u00e9en. Deux data-centers, g\u00e9ographiquement \u00e9loign\u00e9s, assurent une disponibilit\u00e9 record (99.99%) et continue de vos documents. Une r\u00e9plique de vos fichiers originaux est automatiquement cr\u00e9\u00e9e afin de pr\u00e9venir d\u2019\u00e9ventuelles pertes en cas d\u2019incident technique.<br>Son espace de stockage offre un haut niveau de\u00a0<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/comment-faire-audit-securite-informatique\/\">protection contre les attaques<\/a>\u00a0et autres failles informatiques. L\u2019entreprise m\u00e8ne r\u00e9guli\u00e8rement des tests de vuln\u00e9rabilit\u00e9 et effectue des mises \u00e0 jour en cons\u00e9quence.<br>\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">7. Une gestion \u00e9coresponsable de l\u2019entreprise<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019\u00e9cologie est \u00e0 l\u2019honneur dans tous les domaines&nbsp;! Les notions de Green IT ou de Num\u00e9rique Responsable prend de plus en plus de place dans la soci\u00e9t\u00e9. Bien souvent les consommateurs, avant de choisir une solution, s\u2019informent sur les valeurs et engagements des entreprises. Ils n\u2019h\u00e9siteront pas \u00e0 choisir celle qui a une v\u00e9ritable conscience \u00e9cologique.<br>Or, la gestion documentaire joue un grand r\u00f4le dans votre impact environnemental. Des milliards de documents papier sont produits chaque ann\u00e9e par les entreprises fran\u00e7aises. Un logiciel <strong>GED Bas Carbone<\/strong> comme Zeendoc (et son programme \u00ab&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.zeenplanet.com\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored\">ZeenPlanet&nbsp;<\/a>\u00bb vous permet d\u2019atteindre l\u2019objectif \u00ab&nbsp;z\u00e9ro papier&nbsp;\u00bb\u2026 et de le valoriser dans votre communication&nbsp;!<br>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents vous \u00e9vite ainsi d\u2019imprimer des milliers de documents par an ou m\u00eame d\u2019envoyer des centaines de lettres par voie postale.<br>En 2021, une enqu\u00eate r\u00e9alis\u00e9e par Zeendoc (l\u2019<strong>entreprise fran\u00e7aise de Gestion \u00c9lectronique des Documents<\/strong>) aupr\u00e8s de plus de 110 000 utilisateurs, d\u00e9montre que 95% des utilisateurs Zeendoc ont gagn\u00e9 un temps pr\u00e9cieux et que 92% sont tr\u00e8s satisfaits d\u2019utiliser cette solution en entreprise. Voici quelques-uns des avantages les plus mis en avant par les utilisateurs de Zeendoc&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Une prise en main rapide,<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019automatisation des t\u00e2ches redondantes et sans valeur ajout\u00e9e,<\/li>\n\n\n\n<li>La r\u00e9duction des co\u00fbts de traitement manuel des documents,<\/li>\n\n\n\n<li>La suppression des risques d\u2019erreurs caus\u00e9 par la saisie d\u2019informations,<\/li>\n\n\n\n<li>La diminution des co\u00fbts d\u2019envoi et de stockage des documents d\u2019entreprise,<\/li>\n\n\n\n<li>La r\u00e9duction de l\u2019empreinte carbone, d\u00e9marche Citoyenne et respectueuse de l\u2019environnement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Comme nous l\u2019avons vu, de plus en plus d\u2019entreprises se tournent vers la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents et l\u2019archivage \u00e9lectronique. L\u2019existence d\u2019une solution de GED s\u00e9curis\u00e9e, simple d\u2019utilisation, bas carbone et fran\u00e7aise est une v\u00e9ritable bonne nouvelle pour les TPE et PME hexagonales.<br>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">T\u00e9l\u00e9chargez le livre blanc \u00ab&nbsp;Les 7 avantages de la GED&nbsp;\u00bb<\/h2>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><a href=\"https:\/\/contenu.zeendoc.com\/livre-blanc-les-7-avantages-de-la-ged-affi-codeur\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/livre-blanc_7_avantages_de_la_ged_zeendoc_s.jpg\" alt=\"livre blanc zeendoc les avantages de la GED\" class=\"wp-image-57783\"\/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p><br>Vous souhaitez simplifier et fluidifier vos processus de gestion documentaire&nbsp;? D\u00e9couvrez comment fonctionne la Gestion \u00c9lectronique des Documents dans le livre blanc \u00ab&nbsp;<a rel=\"noopener sponsored\" href=\"https:\/\/contenu.zeendoc.com\/livre-blanc-les-7-avantages-de-la-ged-affi-codeur\" target=\"_blank\">Les 7 avantages de la GED&nbsp;<\/a>\u00bb propos\u00e9 par Zeendoc&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p class=\"btn btn-primary\"><a href=\"https:\/\/contenu.zeendoc.com\/livre-blanc-les-7-avantages-de-la-ged-affi-codeur\" target=\"_blank\" rel=\"sponsored noopener\">T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><em>Sources&nbsp;: (1) Archimag, (2) Markess<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vous avez toujours voulu tout savoir sur la Gestion \u00c9lectronique des Documents (GED)&nbsp;? Alors cet article est pour vous&nbsp;!\u00c0 partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent passer \u00e0 la facture \u00e9lectronique. 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