{"id":42280,"date":"2020-10-07T10:50:20","date_gmt":"2020-10-07T08:50:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/?p=42280"},"modified":"2026-03-25T11:23:36","modified_gmt":"2026-03-25T10:23:36","slug":"systematiser-gestion-entreprise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/systematiser-gestion-entreprise\/","title":{"rendered":"Productivit\u00e9\u00a0: comment syst\u00e9matiser la gestion de votre entreprise ?"},"content":{"rendered":"\n

G\u00e9rer une entreprise avec plusieurs collaborateurs, qu\u2019ils soient salari\u00e9s ou freelances, demande une organisation sans faille. Chacun d\u2019eux doit parfaitement savoir comment effectuer ses t\u00e2ches.<\/p>\n\n\n\n

Une erreur courante consiste \u00e0 penser que vos coll\u00e8gues savent – de facto – comment mener leur mission. M\u00eame s\u2019ils ont de l\u2019exp\u00e9rience, vous ne fonctionnez pas forc\u00e9ment comme leur ancien employeur. Ce n\u2019est pas les m\u00eames outils ni les m\u00eames objectifs. Ce manque de pr\u00e9cision peut conduire \u00e0 une baisse de leur productivit\u00e9 et \u00e0 des erreurs. \u00c0 terme, c\u2019est la qualit\u00e9 de vos prestations qui est en jeu.<\/p>\n\n\n\n

Pour anticiper ces probl\u00e8mes, avez-vous song\u00e9 \u00e0 syst\u00e9matiser la gestion de votre entreprise ? C\u2019est-\u00e0-dire, cr\u00e9er des proc\u00e9dures d\u2019op\u00e9ration document\u00e9es qui d\u00e9crivent exactement ce qu’il faut faire, quand et comment ? Si la r\u00e9ponse est \u00ab\u00a0non\u00a0\u00bb, il est temps de vous y mettre pour am\u00e9liorer l\u2019organisation de votre entreprise. Voici comment proc\u00e9der\u00a0!<\/p>\n\n\n\n

1. Faire une liste des t\u00e2ches chronophages<\/h2>\n\n\n
\n
\"liste<\/figure><\/div>\n\n\n


Avant de plonger dans la syst\u00e9matisation de votre gestion, examinez toutes vos t\u00e2ches et obligations quotidiennes et hebdomadaires.<\/p>\n\n\n\n

Identifiez chaque activit\u00e9 ou effort dont vous \u00eates responsable. Ensuite, notez le temps n\u00e9cessaire \u00e0 l’accomplissement de chaque t\u00e2che (si vous ne le savez pas, faites une estimation).<\/p>\n\n\n\n

Ensuite, organisez votre liste par dur\u00e9e (par exemple 30 minutes, 60 minutes, une demi-journ\u00e9e\u2026). Enfin, passez en revue chaque point et d\u00e9terminez quelles t\u00e2ches peuvent \u00eatre d\u00e9l\u00e9gu\u00e9es. Un indice : ce sont celles qui consomment du temps sans apporter de r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e \u00e0 votre productivit\u00e9.
Vous pouvez les confier \u00e0 un collaborateur interne ou trouver un freelance, sur Codeur.com<\/a>, pour vous aider.<\/p>\n\n\n\n

\n

\u00c0 lire aussi : <\/strong>26 outils pour organiser votre To-Do List<\/a><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

2. Structurer votre syst\u00e8me d\u2019op\u00e9ration<\/h2>\n\n\n\n

Que les t\u00e2ches soient d\u00e9l\u00e9gu\u00e9es en interne ou \u00e0 un freelance, il est essentiel de cr\u00e9er un processus de travail. Ce dernier \u00e9vite les erreurs ou approximations.<\/p>\n\n\n\n

\n

Cr\u00e9ez une base de documentations o\u00f9 vos employ\u00e9s et prestataires pourront trouver les processus.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Mais avant de foncer t\u00eate baiss\u00e9e dans la cr\u00e9ation de divers fichiers, r\u00e9fl\u00e9chissez \u00e0 la structure de cette base de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

L’organisation de vos dossiers d\u00e9pend des services concern\u00e9s et des missions \u00e0 d\u00e9l\u00e9guer. Cependant, une bonne r\u00e8gle de base consiste \u00e0 les organiser par d\u00e9partement.<\/p>\n\n\n\n

3. Documenter vos processus<\/h2>\n\n\n\n

Une fois que vous avez identifi\u00e9 les t\u00e2ches \u00e0 d\u00e9l\u00e9guer et choisi une hi\u00e9rarchie organisationnelle, vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 documenter vos processus.<\/p>\n\n\n\n

Il s’agit sans doute de la partie la plus longue de la syst\u00e9matisation. Mais, vous gagnerez du temps \u00e0 l’avenir, surtout si vous recrutez de nouveaux employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Cr\u00e9ez un nouveau document (texte ou pr\u00e9sentation) et d\u00e9crivez la mani\u00e8re dont une t\u00e2che donn\u00e9e est accomplie, \u00e9tape par \u00e9tape, de mani\u00e8re aussi d\u00e9taill\u00e9e que possible.<\/p>\n\n\n\n

Mettez-vous \u00e0 la place d\u2019un novice qui n’a jamais effectu\u00e9 cette mission auparavant, et soyez vraiment pr\u00e9cis. \u00c0 chaque \u00e9tape, incluez une capture d’\u00e9cran. Pensez aussi \u00e0 surligner ou mettre en lumi\u00e8re les parties les plus importantes.<\/p>\n\n\n\n

\n

Id\u00e9alement, r\u00e9digez ce processus pendant que vous effectuez vous-m\u00eame la t\u00e2che. Cela vous permettra de penser \u00e0 tout !<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

4. Tester votre processus syst\u00e9matis\u00e9<\/h2>\n\n\n
\n
\"test<\/figure><\/div>\n\n\n


D\u00e8s que vous avez document\u00e9 un processus, il est temps de tester son efficacit\u00e9. Si vous d\u00e9l\u00e9guez la t\u00e2che, demandez au freelance qui l’ex\u00e9cutera de le parcourir.<\/p>\n\n\n\n

S\u2019il pose des questions, cela signifie que le processus de syst\u00e9matisation n’\u00e9tait pas assez approfondi et qu’il m\u00e9rite plus d\u2019explications.<\/p>\n\n\n\n

Plut\u00f4t que de lui expliquer de vive voix, retournez sur votre document pour apporter les am\u00e9liorations n\u00e9cessaires. Demandez ensuite au collaborateur de r\u00e9essayer.<\/p>\n\n\n\n

5. Am\u00e9liorer continuellement vos processus syst\u00e9matis\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n

Lorsque vos proc\u00e9dures sont en place, le travail est quasiment termin\u00e9.  Tout ce qu’il faut d\u00e9sormais, c’est les am\u00e9liorer progressivement.<\/p>\n\n\n\n

Autorisez vos employ\u00e9s \u00e0 faire des suggestions d’am\u00e9lioration : apr\u00e8s tout, ce sont eux qui utilisent la documentation !<\/p>\n\n\n\n

Par exemple, si vous avez un processus en 30 \u00e9tapes pour une mission, un employ\u00e9 pourrait d\u00e9couvrir qu’il y a moyen de le r\u00e9duire en 20 \u00e9tapes, en automatisant certaines parties ou en les \u00e9liminant compl\u00e8tement. Ce qui va permettre \u00e0 tous vos collaborateurs (actuels et futurs) de gagner en productivit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

La syst\u00e9matisation de la gestion est un \u00e9l\u00e9ment essentiel pour toute entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Avec des processus document\u00e9s, vous pouvez superviser les op\u00e9rations (avec ou sans votre pr\u00e9sence) et, plus important encore, d\u00e9velopper votre entreprise de mani\u00e8re efficace.<\/p>\n\n\n\n

Trouvez des freelances dans tous les m\u00e9tiers du web sur Codeur.com<\/a> et d\u00e9l\u00e9guez toutes vos t\u00e2ches \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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