{"id":41990,"date":"2020-09-25T10:50:28","date_gmt":"2020-09-25T08:50:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/?p=41990"},"modified":"2025-09-05T17:06:54","modified_gmt":"2025-09-05T15:06:54","slug":"choisir-logiciel-ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/choisir-logiciel-ged\/","title":{"rendered":"Comment choisir son logiciel de Gestion \u00c9lectronique des Documents (GED)&nbsp;?"},"content":{"rendered":"<p>La premi\u00e8re \u00e9tape dans la gestion des documents d&#8217;une entreprise est la plus importante\u00a0: celle du choix de d\u00e9mat\u00e9rialiser ou non les documents papier vers un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des documents (GED). Une fois cette d\u00e9cision prise, vous devez choisir le bon syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des documents\u00a0: le syst\u00e8me qui r\u00e9pondra le mieux aux exigences uniques de votre entreprise.<br \/>\nCependant, le choix d&#8217;un syst\u00e8me de <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/logiciels-gestion-electronique-documents-ged\/\">gestion des documents (GED)<\/a> peut \u00eatre un vrai casse-t\u00eate&nbsp;: les options disponibles sont si nombreuses qu&#8217;il est parfois difficile de trouver exactement le logiciel dont vous avez besoin. Difficile de vous aider sur ce point, mais nous allons commencer par r\u00e9sumer les points cl\u00e9s auxquels vous devez vous int\u00e9resser de pr\u00e8s.<\/p>\n<h2><a href=\"https:\/\/www.zeendoc.com\/?utm_source=Codeur&amp;utm_medium=Sponso&amp;utm_campaign=GED\" target=\"_blank\" rel=\"sponsored noopener\">La Gestion \u00c9lectronique des Documents par Zeendoc<\/a> <span class=\"sponso-label tooltip1\" style=\"background: #e6e6e6; border-radius: 7px; padding: 5px 10px; font-size: 18px; color: #383838; font-weight: 500; margin-left: 15px; vertical-align: middle;\">Sponsoris\u00e9<\/span><\/h2>\n<p>Avec la <a href=\"https:\/\/www.zeendoc.com\/?utm_source=Codeur&amp;utm_medium=Sponso&amp;utm_campaign=GED\" target=\"_blank\" rel=\"sponsored noopener\"><strong>solution GED Zeendoc<\/strong><\/a>, d\u00e9mat\u00e9rialisez et exploitez l\u2019ensemble de vos documents dans un syst\u00e8me unique, accessible \u00e0 tout moment et en tout lieu depuis votre ordinateur, votre tablette ou smartphone. Zeendoc est une entreprise 100% fran\u00e7aise sp\u00e9cialis\u00e9e dans la GED, <em>la d\u00e9mat\u00e9rialisation (factures, bulletins de paie, notes de frais etc.),<\/em> l\u2019archivage num\u00e9rique, et la signature \u00e9lectronique des documents. Notre solution permet\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>La centralisation de l\u2019ensemble des informations dans une base documentaire unique,<\/li>\n<li>L\u2019analyse et la classification automatique des documents,<\/li>\n<li>La protection et la s\u00e9curisation de vos donn\u00e9es et informations.<\/li>\n<\/ul>\n<figure><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-44954 size-large\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-1024x1024.jpg\" alt=\"Zeendoc logiciel GED\" width=\"700\" height=\"700\" srcset=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-768x768.jpg 768w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-370x370.jpg 370w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-270x270.jpg 270w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-570x570.jpg 570w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc-740x740.jpg 740w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/logiciel-ged-zeendoc.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/figure>\n<p><a href=\"https:\/\/www.zeendoc.com\/?utm_source=Codeur&amp;utm_medium=Sponso&amp;utm_campaign=GED\" target=\"_blank\" rel=\"sponsored noopener\">Le logiciel SaaS Zeendoc<\/a> permet de gagner du temps sur des t\u00e2ches redondantes et un gain concret en productivit\u00e9 au sein des TPE\/PME. Ainsi, il est simple, rapide et efficace de <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/avantages-gestion-electronique-des-documents\/\">retrouver ses documents<\/a>, de les diffuser et de les partager en quelques clics. Simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en efficacit\u00e9.<\/p>\n<blockquote><p><strong>\u00c0 lire aussi<\/strong>&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/meilleurs-logiciels-erp-gestion\/\">Top 7 des meilleurs logiciels ERP pour am\u00e9liorer votre gestion<\/a><\/p><\/blockquote>\n<h2>Qu\u2019est-ce qu\u2019un GED\u00a0?<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-41991\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents.jpg\" alt=\"choisir son logiciel GED\" width=\"700\" height=\"467\" srcset=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents.jpg 700w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents-370x247.jpg 370w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents-270x180.jpg 270w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/gestion-documents-570x380.jpg 570w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><br \/>\nAvant toute chose, nous allons d\u00e9finir ce qu\u2019un syst\u00e8me de gestion des documents est capable de vous apporter. Il s\u2019agit essentiellement d\u2019un classeur \u00e9lectronique que votre soci\u00e9t\u00e9 peut utiliser pour organiser tous les documents, num\u00e9riques et papier.<br \/>\nToute copie papier peut simplement \u00eatre import\u00e9e dans le GED \u00e0 l&#8217;aide d&#8217;un scanner. Souvent, les syst\u00e8mes de gestion de documents permettent aux utilisateurs d&#8217;entrer des <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/outils-metadonnees-exif\/\">m\u00e9tadonn\u00e9es<\/a>, qui peuvent \u00eatre utilis\u00e9es pour organiser tous les fichiers stock\u00e9s.<br \/>\nLa plupart des logiciels de gestion de documents disposent d&#8217;un moteur de recherche int\u00e9gr\u00e9, qui permet aux utilisateurs de naviguer rapidement dans les diff\u00e9rentes biblioth\u00e8ques de documents, m\u00eame les plus \u00e9tendues, pour acc\u00e9der au fichier appropri\u00e9.<\/p>\n<blockquote><p>Ne vous inqui\u00e9tez pas&nbsp;: les syst\u00e8mes GED ont tr\u00e8s souvent des param\u00e8tres de permission, garantissant que seul le personnel autoris\u00e9 acc\u00e8de aux informations sensibles.<\/p><\/blockquote>\n<p>Petit tour d\u2019horizon de ce qu\u2019un bon GED est capable de faire\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Stockage de divers types de documents\u00a0(fiches de paies, factures, contrats, <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/app-mobile-facture\/\">comptabilit\u00e9<\/a>) dans diff\u00e9rents formats (<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/fusionner-pdf\/\">pdf<\/a>, txt, jpg, etc.)<\/li>\n<li>Recherche par mot-cl\u00e9 pour retrouver rapidement un document.<\/li>\n<li>Gestion des utilisateurs pour l\u2019acc\u00e8s \u00e0 certains documents, assorti d\u2019un outil de contr\u00f4le pour savoir quel utilisateur acc\u00e8de \u00e0 quels documents<\/li>\n<li>Outils de gestion des versions permettant de voir les modifications apport\u00e9es aux documents et de r\u00e9cup\u00e9rer les <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/outils-archives-en-ligne-historique-anciennes-versions-site-web\/\">anciennes versions<\/a>.<\/li>\n<li>Prise en charge des appareils mobiles pour l&#8217;acc\u00e8s, la modification et le partage de documents.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un logiciel GED ne remplace cependant pas un <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/outils-facture-freelance\/\">logiciel de facturation traditionnel<\/a> par exemple.<\/p>\n<h2>Comment choisir son syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des documents&nbsp;?<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-41992\" src=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents.jpg\" alt=\"choisir son logiciel GED\" width=\"700\" height=\"467\" srcset=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents.jpg 700w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents-370x247.jpg 370w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents-270x180.jpg 270w, https:\/\/www.codeur.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/documents-570x380.jpg 570w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><br \/>\nLors du choix d&#8217;un syst\u00e8me de GED, il faut tenir compte de quelques caract\u00e9ristiques essentielles.<br \/>\nDiscutez des besoins de votre entreprise avec vos collaborateurs afin de bien cerner les fonctionnalit\u00e9s que votre futur outil devra g\u00e9rer. Lorsque vous contacterez les repr\u00e9sentants commerciaux des diff\u00e9rents GED retenus, assurez-vous d&#8217;obtenir les sp\u00e9cifications techniques et les prix par \u00e9crit.<br \/>\nVoici les points importants qui devraient guider votre choix vers une solution plut\u00f4t qu\u2019une autre\u00a0:<\/p>\n<h3>1. S\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n<p>Le syst\u00e8me doit vous permettre de restreindre l&#8217;acc\u00e8s \u00e0 certains dossiers et fichiers. Vous devriez pouvoir d\u00e9finir des autorisations d&#8217;acc\u00e8s par employ\u00e9. Demandez \u00e9galement ce qu\u2019il se passe si les documents venaient \u00e0 se perdre.<br \/>\nLa s\u00e9curit\u00e9 num\u00e9rique de l&#8217;application doit inclure des questions sur le cryptage, et les proc\u00e9dures de transmission r\u00e9seau interne\/externe.<\/p>\n<h3>2. Structure des fichiers<\/h3>\n<p>Le syst\u00e8me doit offrir une structure de fichiers facile \u00e0 utiliser et qui a du sens pour les utilisateurs, comme par exemple une approche \u00ab\u00a0armoire-tiroir-dossier\u00a0\u00bb. En gros, il doit pouvoir \u00eatre capable de classer vos documents dans une arborescence coh\u00e9rente, comme le sont les documents papiers dans vos archives\u2026<\/p>\n<h3>3. Recherche avanc\u00e9e<\/h3>\n<p>Vous devez disposer d&#8217;un large \u00e9ventail d&#8217;options pour vous aider \u00e0 trouver rapidement des dossiers. Vous devez pouvoir effectuer une recherche non seulement par le nom du dossier, mais aussi par le contenu de ce dossier, par la date de sa derni\u00e8re modification, par type de dossier, par son extension, et bien d&#8217;autres choses encore.<\/p>\n<h3>4. Facilit\u00e9 d&#8217;utilisation<\/h3>\n<p>Le syst\u00e8me doit \u00eatre simple \u00e0 utiliser pour tout le monde. S&#8217;il est trop complexe, vous n&#8217;obtiendrez pas l&#8217;adh\u00e9sion totale de votre personnel, ce qui perturbera votre fonctionnement au quotidien, et entra\u00eenera une certaine confusion.<\/p>\n<h3>5. Acc\u00e8s mobile<\/h3>\n<p>Il faut choisir un syst\u00e8me de gestion des documents qui soit toujours accessible via des smartphones et des tablettes.<br \/>\nPensez par exemple aux <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/logiciel-note-de-frais\/\">notes de frais<\/a>, qui pourront ainsi arriver directement dans votre GED, et class\u00e9es au bon endroit.<\/p>\n<h3>6. Compatibilit\u00e9<\/h3>\n<p>Tous les GED ne sont pas compatibles Mac ET PC. Tr\u00e8s peu le sont, en r\u00e9alit\u00e9. Bien s\u00fbr, r\u00e9pondre \u00e0 cette question permet d\u00e9j\u00e0 de faire un premier tri dans les syst\u00e8mes propos\u00e9s. SI vous \u00eates sous Windows, vous pouvez rayer de la liste tous les logiciels \u00ab\u00a0Mac only\u00a0\u00bb, et inversement.<\/p>\n<h3>7. Int\u00e9gration<\/h3>\n<p>Cela va de soi, mais le syst\u00e8me retenu doit pouvoir s&#8217;int\u00e9grer facilement aux programmes que vous utilisez d\u00e9j\u00e0, comme votre<a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/client-mail-gratuit\/\"> client de messagerie<\/a> ou votre <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/blog\/logiciel-crm-gratuit\/\">logiciel de gestion des relations clients<\/a>.<br \/>\nRenseignez-vous sur les logiciels pris en charge et les API lorsque vous discutez de toute solution avec un repr\u00e9sentant commercial.<\/p>\n<h3>8. Prix<\/h3>\n<p>Et bien s\u00fbr, vous devez garder un \u0153il sur le prix des logiciels envisag\u00e9s.<\/p>\n<p>En gardant ces crit\u00e8res \u00e0 l&#8217;esprit, vous pourrez s\u00e9lectionner un logiciel GED qui correspond \u00e0 vos attentes.<br \/>\nSi toutefois aucun outil n&#8217;est adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins, sachez qu&#8217;il existe des <a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/administrateur\/cloud\">consultants en gestion de documents<\/a> qui peuvent vous aider. Ils pourront \u00e9galement vous accompagner dans la cr\u00e9ation d&#8217;un syst\u00e8me GED personnalis\u00e9. <strong><a href=\"https:\/\/www.codeur.com\/fonctionnement-codeur\">D\u00e9taillez vos besoins et votre projet sur Codeur.com<\/a> pour recevoir leurs devis gratuitement.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La premi\u00e8re \u00e9tape dans la gestion des documents d&#8217;une entreprise est la plus importante\u00a0: celle du choix de d\u00e9mat\u00e9rialiser ou non les documents papier vers un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des documents (GED). 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