Comment optimiser sa productivité grâce à un assistant virtuel ?

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Non, nous ne parlons pas de Cortana ou de Siri, mais d’un véritable humain qui peut vous décharger de nombreuses tâches qui pèsent sur votre quotidien d’entrepreneur ! Ce travailleur, généralement externalisé, vous aide à optimiser votre temps de travail et à mieux gérer votre productivité.

Codeur.com vous propose aujourd’hui un focus sur ce métier en vogue, particulièrement utile pour les freelances ou les petites structures.

 

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Définition
En fait, un assistant virtuel est simplement un assistant qui travaille à distance. Cela permet aux travailleurs indépendants ou aux TPE de disposer d’une personne supplémentaire pour effectuer des tâches souvent chronophages, sans pour autant lui allouer une partie de son bureau.

Par ailleurs, un assistant virtuel est très flexible, car il peut travailler à temps plein pour une seule personne, ou uniquement quelques heures par semaine, selon vos besoins.

 

Les raisons de s’appuyer sur un assistant virtuel

L’assistant virtuel vient souvent en aide auprès d’un chef d’entreprise débordé ! Il peut effectuer des missions très basiques, qui prennent souvent du temps, pour peu de retours. La vie d’un entrepreneur est peuplée de ce type de tâches qui le ralentissent au quotidien et qui l’empêchent de se consacrer à son véritable cœur de métier : développer son activité.

La principale raison de faire appel à un assistant virtuel réside dans cette optimisation du temps. Pendant qu’il :

  • S’occupe de vos emails
  • Range vos papiers
  • Envoie vos factures
  • Ou regroupe de la documentation sur un sujet précis,

Vous appelez vos prospects, vous gérez votre communication et vous partez en rendez-vous client…

Bon à savoir
Prendre un prestataire de service freelance vous coûte moins cher qu’un employé. Sans compter qu’il est bien plus flexible. Vous pouvez, par exemple, augmenter ses heures dans les périodes chargées et les réduire lorsque l’activité est plus calme.

Enfin, il est toujours utile de disposer d’un regard extérieur sur votre activité. En travaillant pour vous au quotidien, un assistant virtuel pourra vous apporter son avis sur vos offres et vous aider à trouver des idées innovantes.

 

Les tâches à déléguer à un assistant virtuel

Que déléguer à votre assistant virtuel ? De nombreuses missions figurez-vous !

  • La gestion de base de données
  • Le rangement de vos dossiers numériques
  • La rédaction d’emails
  • La gestion de votre agenda
  • L’envoi de factures
  • Des recherches pour un article, un futur fournisseur…
  • La programmation de statuts sur les réseaux sociaux
  • La réservation d’hébergement et de transport pour vos déplacements
  • La relecture de vos documents officiels
  • La mise en forme de présentation Powerpoint
  • Les réponses aux commentaires sur votre blog ou les réseaux sociaux

Et ce n’est qu’un échantillon de ce qu’il peut faire pour vous aider à gagner de précieuses heures chaque jour !

Pour info
Le tarif d’un assistant virtuel varie selon les compétences que vous recherchez et les missions que vous lui confiez. Utilisez notre simulateur gratuit pour découvrir le tarif d’un assistant répondant à vos besoins.

 

Travailler efficacement avec un assistant virtuel

Utiliser des outils collaboratifs

Pour travailler de manière optimale avec un assistant virtuel, vous devrez vous doter d’outils collaboratifs comme :

  • Skype
  • Evernote
  • Dropbox
  • Google Drive, etc.

Ils vous permettront de rester en contact permanent avec lui, d’organiser des réunions et d’échanger facilement des documents.

Fournir un brief détaillé de votre activité

Il faut aussi savoir qu’un assistant virtuel ne connaît pas votre entreprise par cœur au début ni votre manière de travailler. L’idéal est donc de lui confier des tâches répétitives. Vous n’aurez qu’à passer un peu de temps sur un briefing détaillé la 1ère fois et il saura ensuite parfaitement mettre en œuvre ce que vous attendez de lui. N’hésitez pas à faire des procédures pour bien expliquer correctement.

En déléguant des missions qui se répètent, il sera aussi de plus en plus productif et pourra donc vous débarrasser d’encore plus de tâches à faible valeur ajoutée !

Lister les tâches

Avant de commencer vos recherches dans le choix d’un assistant virtuel, commencez par lister précisément les tâches que vous déléguerez à ce dernier.

Dans un second temps, il conviendra d’estimer le temps nécessaire à chacune de ces tâches, correspondant à votre gain de temps quotidien.

Identifier les compétences nécessaires

Votre assistant virtuel doit-il être bilingue anglais ? Espagnol ?

Ces compétences varient selon les tâches qu’il aura à accomplir : comptabilité ? Rédaction d’articles de blog ? Etc.

Communiquer vos attentes

Plus vous communiquerez avec votre assistant virtuel sur vos attentes vis à vis de son travail, moins vous aurez de surprises lorsque ce dernier débutera son travail.

C’est dans ce sens que vous devez lui détailler avec précision :

  • Les missions à traiter en priorité
  • Les tâches à lui confier
  • Des idées, pistes d’articles de blog
  • Etc.

Ce dernier sera ainsi plus à l’aise à réaliser des missions pour votre activité mais également plus apte à vous livrer un travail correspondant à vos attentes.

 

Prêt à travailler avec un assistant virtuel ? Si c’est le cas, n’hésitez pas à poster votre annonce sur Codeur. De nombreux freelances sont disposés à vous aider dans le développement de votre activité !

Un commentaire

  1. Dans le futur les assistants virtuels seront aussi visible au téléphone via les callbots et en parallèle sur des enceintes connectées. les solutions omnicanales vont permettrent d'améliorer la relation client en général

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