Noël est généralement une période plus calme pour les entreprises. La plupart des salariés sont en congés et les clients ont d’autres priorités que les affaires.
Alors, pour les entrepreneurs qui souhaitent profiter de leur famille durant les fêtes de fin d’année et se déconnecter quelques jours, voici 4 astuces pour gérer votre absence de vos espaces digitaux !
Pourquoi gérer son absence digitale ?
Tout d’abord, il est essentiel de comprendre que vous ne pouvez pas disparaître du jour au lendemain de votre blog et de vos réseaux sociaux. En vous arrêtant simplement d’être visible sans prévenir, les abonnés et lecteurs peuvent s’imaginer le pire !
Attention : Des articles inexistants depuis plusieurs semaines et un abandon total des réseaux sociaux peuvent être synonymes de faillite. L’inactivité risque d’inquiéter les internautes qui penseront que votre entreprise n’existe plus ou que vous avez décidé de ne plus communiquer sur vos espaces numériques.
Or, n’oubliez jamais que pendant les vacances de Noël, certains en profitent pour préparer l’année suivante et repérer les entreprises à contacter pour leur besoin. Si vous êtes absent, ils ne vous contacteront pas…
Envoyer un email à ses clients
Pour gérer votre absence digitale, prévenez en premier lieu vos clients.
Emailing d’absence
Faites un emailing pour leur dire que vous ne serez pas disponible de telle date à telle date, qu’ils ne cherchent pas à vous contacter en vain.
Là encore, cela leur enverrait un mauvais signal et pourrait les pousser à ne pas renouveler leur contrat l’année suivante.
Créez un emailing original pour informer de votre absence et profitez-en pour souhaiter de bonnes fêtes de fin d’année à vos clients ! Des graphistes freelances sont disponibles sur Codeur.com pour créer un email original aux couleurs de votre entreprise. Demandez leurs devis gratuitement !
Réponse automatique
Créez une réponse automatique dans votre messagerie.
Si vous le souhaitez, vous pouvez leur proposer un moyen d’urgence pour vous contacter, comme votre numéro de portable. Invitez-les aussi à s’adresser à l’employé qui va prendre le relais s’il y en a un.
Si vous fermez totalement l’entreprise, précisez-le ! Il ne faudrait pas qu’ils viennent et se cassent le nez sur votre porte.
À lire aussi : 6 idées pour fêter Noël à distance avec votre entreprise
Anticiper ses publications
Les congés de Noël peuvent très bien s’anticiper.
Il est possible de créer à l’avance des articles de blog et de les uploader dans son site. Un CMS comme WordPress permet de planifier leur publication à la date et l’heure souhaitées.
Par ailleurs, avec certains plugins comme Jetpack, vous pouvez même faire en sorte que vos billets se publient automatiquement sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez également programmer des posts en avance pour assurer une présence continue, même durant les vacances de fin d’année avec des outils comme :
- Hootsuite,
- Buffer,
- Tweetdeck, etc.
Rédiger un mot d’absence sur le site
Si l’entreprise est fermée et que personne n’est présent pour répondre aux demandes des clients durant cette période, annoncez-le sur le site.
Mettez un encart en page d’accueil et créez aussi un bref billet de blog qui annonce vos congés et la date de votre retour.
Les prospects qui passeront par là auront conscience que votre absence est provisoire et seront donc rassurés sur votre activité.
Des développeurs web freelances peuvent coder des pop-ups de message d’absence rapidement sur votre site.
Épinglez un post en haut de votre page Facebook, Linkedin et Twitter.
Préparer votre équipe à votre absence
Une semaine avant votre départ, une fois que vous êtes fixé sur l’ensemble des tâches à déléguer au cours de votre absence, réunissez votre équipe dans votre salle de réunion.
Résumez vos tâches en cours
Soyez rigoureux et expliquez-leur l’avancée de chacune de vos tâches en cours. Ce sera l’occasion de les prévenir que tel ou tel client peut potentiellement appeler pendant votre absence et de leur expliquer comme répondre à son besoin.
Votre équipe sera ainsi prête à affronter le moindre mail, client ou fournisseur pendant votre absence et ce, avec professionnalisme sans être complètement perdu.
Distribuez les missions de chacun
Après une rapide réflexion sur l’emploi du temps actuel de chacun de vos collaborateurs et leurs compétences respectives, déterminez qui sera en mesure de gérer telle ou telle mission pendant vos congés de Noël.
A la fin de la réunion ou en amont, préparez un mail récapitulatif à chacun de vos collaborateur afin de leur donner tous les détails dont ils auront besoin pour que votre absence ne soit pas synonyme de désastre pour eux.
Embaucher un freelance
Être totalement absent durant une période de plusieurs jours reste risqué pour votre e-réputation.
Ce n’est pas tant l’absence de publication ou de contact avec les clients qui est en cause, mais plutôt les éventuelles questions ou commentaires des internautes sur les réseaux sociaux.
Imaginez que l’un de vos consommateurs soit insatisfait durant vos congés et s’en plaigne sur les espaces digitaux. Si personne ne répond, cela risque de l’énerver et le bad buzz n’est jamais très loin dans ces cas.
Pour plus de sûreté, vous pouvez faire appel à un community manager freelance qui :
- Veillera sur vos réseaux sociaux,
- Les animera même si nécessaire,
- Effectuera un tri dans vos emails pour vous transmettre uniquement ceux qui semblent urgents, etc.
Un redacteur freelance pourra également rédiger et publier des articles sur votre blog pendant votre absence. Bref, trouvez un prestataire qui gérera votre image pendant vos congés !
De nombreux freelances sont disponibles pendant la période de Noël sur Codeur.com. Décrivez votre besoin et recevez leurs devis gratuitement pour bien préparer votre absence !
Organiser votre retour
Votre retour au travail doit être aussi bien organisé que votre départ ! Des choses se sont passées en votre absence et il ne s’agit pas simplement d’en discuter autour d’un café en arrivant au bureau.
Planifiez ainsi une réunion avec votre équipe à la première heure lundi matin, jour de votre reprise au travail. Abordez un par un chaque point que vous avez énoncé lors de votre réunion de départ afin de vous mettre à jour.
Si cela est nécessaire, entretenez-vous individuellement avec vos collaborateurs pour aborder des sujets plus précis.
La reprise après vos congés de Noël va probablement être douloureuse… prenez le temps de boire un bon café avant de commencer votre journée et n’hésitez pas à réserver une table au restaurant à midi pour décompresser un maximum.
Conclusion
L’inactivité digitale n’est pas déconseillée, mais elle doit avoir une cause identifiée par les potentiels clients.
Soyez transparent sur vos congés et invitez les internautes à laisser un message ou à vous recontacter à votre retour, afin d’éviter de perdre des ventes ou des renouvellements de contrat.
Enfin, n’hésitez pas à vous appuyer sur l’aide d’un freelance pour surveiller de près les interactions et être réactif en cas d’urgence !
Comment faites-vous pour gérer votre absence digitale durant les vacances ? Partagez vos conseils en commentaire !
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