La dématérialisation et la numérisation des documents ont conquis les entreprises depuis de nombreuses années. Tant mieux, car la facture électronique va très prochainement devenir obligatoire suite à l’ordonnance du 15 septembre 2021 (article 153 de la loi de finances 2020). Et croyez-nous, c’est une bonne nouvelle pour toutes les entreprises !
En effet, si le format papier a encore la cote auprès de certains professionnels, il reste pourtant plus coûteux que le format électronique… Selon une étude de CEGID(1), environ 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est dédié à la gestion des documents papier.
La Facture Électronique.fr vous présente les atouts de la facturation électronique, et notamment les différences de coût avec le papier, ainsi que les contours de cette fameuse ordonnance, qui va imposer la dématérialisation aux professionnels.
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Les avantages de la facturation électronique
La facture électronique remplit le même rôle que la facture papier, tout en ayant une valeur juridique équivalente. Cependant, elle présente beaucoup plus d’avantages ! Voici notre top 5 des atouts de la facturation dématérialisée :
1. Un gain de place
Les factures électroniques ne nécessitent pas de zone de stockage physique. Votre entreprise économise de l’espace et, par conséquent, des frais de location ou d’électricité supplémentaire…
2. Une meilleure productivité
La facturation électronique permet d’élaborer des procédures automatisées et intelligentes, afin de réduire les tâches chronophages.
Vous pouvez facilement dupliquer les factures similaires, automatiser les récurrentes, envoyer les documents par email en un clic, intégrer un lien de paiement… Ces workflows permettent d’obtenir de meilleurs résultats que les procédures manuelles et de libérer du temps pour des missions à plus grande valeur ajoutée.
3. Des paiements plus rapides
Comme dans d’autres domaines, la numérisation des documents et des procédures réduit considérablement le temps de traitement. Et c’est valable pour les paiements ! La soumission des factures est immédiate, dès la fin de prestation.
Par ailleurs, il est possible de paramétrer des alertes pour connaître, en temps réel, les impayés et envoyer des relances.
À lire aussi : Le guide complet pour gérer les retards de paiement et factures impayées
4. Une meilleure accessibilité
Inutile de rechercher une feuille perdue dans un classeur, au milieu d’autres pochettes… Les factures électroniques, lorsqu’elles sont correctement archivées sur votre ordinateur ou dans le cloud, se retrouvent très facilement.
De plus, vous pouvez sécuriser leur accès et autoriser leur consultation uniquement à votre personnel comptable.
5. Les économies
La facturation électronique permet d’optimiser de façon significative les ressources utilisées pour la traiter. Forcément, ce gain de temps réduit les dépenses de l’entreprise et améliore la productivité du personnel administratif et comptable.
Les frais engagés lors de l’achat du logiciel de facturation électronique sont rapidement amortis et inférieurs à ceux des factures imprimées. D’ailleurs, cet atout est tellement primordial, que nous avons décidé de l’aborder en détail dans le point suivant…
Les différences de coûts entre facture électronique et papier
La facturation papier implique des coûts élevés liés à l’envoi des documents : encre, feuilles, enveloppes, affranchissement… Tous ces frais disparaissent avec une procédure numérique.
De même, lorsque vous réceptionnez de la facturation électronique, vous économisez sur les coûts de traitement du courrier, les révisions, la saisie des données, l’enregistrement, l’archivage, etc.
Un rapport publié par GS1 France(2) estime que le coût d’une facture papier est compris entre 8 et 9.5€, alors que le coût d’une facture électronique se situe autour de 5€. Soit 3€ d’économie par document.
Si vous voulez connaître les économies réalisées par votre entreprise en passant à la numérisation, on vous conseille d’utiliser cette calculatrice de factures papier VS numérique. Vous risquez d’être impressionné !
La facturation électronique bientôt obligatoire !
C’est la loi qui le dit ! Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront réceptionner les factures en format électronique. Ensuite, entre 2024 et 2026, c’est l’obligation d’émettre des factures dématérialisées qui va entrer progressivement en application, en fonction de la taille des entreprises.
Concrètement, voici le calendrier établi par l’ordonnance du 15 septembre 2021 :
- Au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
- Au 1er janvier 2025 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et dont le chiffre d’affaires est inférieur à 1,5 million d’euros).
- Au 1er janvier 2026 pour les PME et TPE (moins de 250 salariés et dont le CA ne dépasse par les 50 millions d’euros), ainsi que les micro-entreprises et freelances.
L’objectif de cette loi est de lutter plus efficacement contre la fraude et de renforcer la compétitivité des entreprises, qui vont s’affranchir de certaines contraintes administratives. Le gouvernement table sur un gain d’économie d’environ 4.5 milliards d’euros !
Conclusion
Au-delà de l’obligation qui vous laisse peu de choix, le passage à la facturation 100% électronique est un atout indéniable pour votre croissance. Débarrassé de la gestion administrative et manuelle du papier, vous allez gagner en efficacité et productivité. D’autant que la dématérialisation encourage les délais de paiement plus courts !
Alors, qu’attendez-vous pour sauter le pas ?
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Sources :
(1) https://www.cegid.com/fr/blog/infographie-chiffres-cles-dematerialisation-factures/
(2) https://www.gs1.fr/media/887/download?inline
